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Un congresso con ProgettoECM
Schema operativo
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A ciascuno dei nostri Clienti è assegnato un gruppo di lavoro costituito da un Consulente, un Capo Progetto e uno Staff - “Project Team” - adeguato al Congresso da organizzare.
Il Consulente fornisce consigli e indicazioni durante la pianificazione del progetto concentrandosi sull’aspetto finanziario e promozionale. Il Capo Progetto, sempre reperibile dal Cliente, è responsabile giorno per giorno della gestione dell’organizzazione del congresso, coordina sia lo staff interno (Project Team) sia – se previsto – quello esterno di supporto.
Il Project Team svolge le attività di Segreteria Tecnica, Segreteria Scientifica e Segreteria Commerciale.
Consulenza & pianificazione
Il Consulente:
Prepara un piano di lavoro preliminare basato sul numero previsto di partecipanti, la provenienza, le sale congressuali, gli spazi espositivi, la durata e le date.
Elabora un documento economico per valutare la fattibilità del congresso e del rischio finanziario considerando le diverse fonti di finanziamento: quote di iscrizione, sponsorizzazioni e realizzazione spazi espositivi.
Redige un preventivo chiaro e trasparente (un aspetto importante del nostro lavoro è il controllo del budget e il rispetto del preventivo).
Tiene un report trasparente e sempre aggiornato dei movimenti contabili dati da: quote di iscrizione, erogazioni contributi Sponsor e spese sostenute. Questo permette ai nostri Clienti di conoscere sempre la situazione finanziaria più aggiornata.
Realizza una proposta di promozione del congresso basata sulle sue specifiche caratteristiche: una parte del preventivo può infatti essere destinata allo studio di una campagna stampa promozionale. Il Consulente presenta al Cliente uno studio non solo economico ma anche organizzativo poiché vengono coinvolti i membri del Comitato Scientifico in azioni promozionali unitamente agli Sponsor interessati.
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Segreteria tecnica
il Project Team:
Tiene i contatti con il Comitato Scientifico, la Faculty, i partecipanti, gli invitati, gli Enti Patrocinanti e gli Sponsor.
Si rapporta con il Ministero della Salute per l’accreditamento dell’evento formativo, il rispetto delle procedure e dei tempi ministeriali.
Riceve e gestisce le richieste di iscrizione, di prenotazione alberghiera, si occupa delle quote di iscrizione – quando previste - e delle sponsorizzazioni legate alle iscrizioni di partecipanti.
Coordina tutti gli aspetti logistici legati alla sede congressuale: seleziona la location più adatta verificando sul luogo l’effettivo prestigio e la reale funzionalità della sala. Organizza, presso la sede scelta, briefing pre-congressuali con hostess e conference executive.
Con la divisione grafica studia il layout e il supporto cartaceo più adatto al tema e alla portata dell’Evento, creando per inviti, locandine, attestati di partecipazione e volumi degli abstract un’immagine grafica coordinata e un logo personalizzato indispensabili per identificare il Congresso.
Studia e organizza i viaggi e l’ospitalità dei Relatori, degli accompagnatori e degli invitati. Predispone servizi di navette e auto private con autista assicurandosi che accoglienza sia sempre professionale ed estremamente cortese.
Seleziona il servizio catering per qualità, puntualità ed eleganza in modo da rendere l'intervallo dei lavori congressuali il più gradevole possibile.
Raccoglie le necessità tecniche del Comitato Scientifico e della Faculty, quindi predispone le soluzioni più adatte in ambito audiovisivo e multimediale per la migliore riuscita del Congresso. Presiede sempre alle prove tecniche effettuate in sede congressuale.
Cura attentamente la realizzazione di mailing list efficaci e mirate. Un sistema di mappatura delle nostre mailing ci permette di ottenere nella spedizione degli inviti una percentuale di riscontro elevata.
Organizza per gli accompagnatori e gli invitati programmi sociali, gala dinner e visite guidate.torna su^
Segreteria scientifica
Il Project Team:
Prepara e coordina le riunioni del Comitato Scientifico per la definizione del programma congressuale.
Riceve dal Presidente del Congresso e dal Comitato scientifico il programma preliminare con l’indicazione degli orari degli interventi dei Relatori. Invia il programma a tutti i Docenti chiedendo conferma o ricevendo le richieste di modifica degli interventi: sottoponendo quindi al Coordinatore e al Comitato le modifiche richieste e inoltrando il programma definitivo.
Prepara e inoltra alle Associazioni ed Enti di riferimento le richieste di patrocinio e le mailing list degli associati.
Cura la realizzazione degli Atti Congressuali, richiedendo ai Relatori l’invio dei file indicando la form da rispettare; segue la realizzazione degli Atti sul supporto scelto. torna su^
Segreteria commerciale
Il Project Team:
Prepara un elenco, su indicazione del Coordinatore del Congresso, dei possibili Sponsor ed Espositori interessati a partecipare.
Verifica presso la Sede Congressuale gli spazi disponibili per gli Espositori, redige un documento con la distribuzione e la quotazione degli spazi.
Crea un documento dettagliato con informazioni specifiche sul congresso: il programma, i destinatari, gli Enti interessati e tutti quei dati che permettano a potenziali Sponsor o Espositori di valutare la loro partecipazione. Il documento redatto dal Project Team contiene anche tutte le differenti tipologie di partecipazione (vedi sponsor) per garantire agli sponsor un’ampia visibilità su tutto il materiale informativo del Congresso e durante tutto lo svolgimento dei lavori congressuale
Invia agli Espositori un manuale tecnico contenente tutte le informazioni necessarie per la corretta partecipazione presso la Sede congressuale: date e orari per l’allestimento e il disallestimento degli stand e/o hospitality desk, ubicazione degli stessi, dimensione dello spazio assegnato, ecc. Questo manuale viene inviato a tutti gli Espositori una volta che hanno confermato la loro partecipazione.
Gestisce i rapporti economici con gli Sponsor e gli Espositori: fatturazione e gestione del report economico; si occupa degli inviti sponsorizzati e delle pratiche richieste dalla normativa.torna su^